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消化合同文件
EPC项目的合同文件是合同双方日后开展工作最重要的依据,明确了双方的责任与义务,签约各方必须严格遵守。作为承包商,务必要树立遵循合同、严格履约的意识,不得随意违背合同。虽然在合同执行过程中与业主建立好良好的关系非常重要,但对于海外合同,再好的关系也无法取代严谨的合同条款。
海外项目与国内常规工程相比,在方案布置、系统配置、设备选型、执行标准等方面存在很大差别。因此,在项目执行前务必要将合同研究工作放在首位,对其各项条款进行充分的研究及消化,切忌不看合同要求照套常规工程的做法。
设计、采购及施工专业应在充分消化和研究透合同条款的前提下,方可开展方案设计及编制各类招标文件。特别是在签订分包合同时,应将主合同中的相关条款都清楚地列在分包合同中,不要漏项, 确保各分包商能提供满足主合同要求的设备及服务,规避项目风险。
项目组应预留出足够的时间消化合同文件,并将合同中特殊要求逐项列出并进行评审及宣贯。此外,项目组各成员还需要多读、多看合同,做到迅速准确地找到所需要的任何条款,只有这样才能高效履约,获得业主及其咨询工程师的尊重。
加强风险和索赔管理
在越南某项目中,笔者公司为某锅炉厂的分包商,负责锅炉岛BOP部分的设计及供货,锅炉厂则是机炉岛承包商韩国公司的分包商,韩国公司又是越南总承包方的分包商。这种合同性质及分包范围造成了该项目技术和管理接口繁多复杂,各家之间设计配合、责任范围互相交错牵制,使得各项工作受各家的制约。由于笔者公司是产业链最下游的分包商,上游承建商的任何变动,都会对公司设计、供货范围及工期造成不利影响。由此可见,如何管理、规避及化解风险,将不利因素对承包商的影响降至最低,是海外工程执行中必须要考虑的重要工作。
要做好风险管理,应做好如下工作。对内,项目团队自身应做好精细化管理,按照合同要求完成各项对外配合工作,保证设计和供货进度按期进行,避免因自身原因造成项目执行风险;对外,应加强项目团队内各成员的风险管理及索赔意识,将索赔管理工作常态化、制度化,并由专人负责管理及跟踪。对于任何一个可能造成供货范围和工期发生变动的变更,项目组都应及时组织相关人员进行评估、理清责任,同时视评估结果向责任方发出工期及费用索赔单。
评估报告及索赔单应及时存档,以便作为日后项目合同变更或索赔的依据。当然索赔工作也要做到有理有据。越南某项目经过合理的索赔,目前已成功完成了三大管等供货合同变更,涉及合同金额约500万元,有效降低了项目的执行风险。
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