输变电工程档案管理的现状分析及对策

      江苏省东台市供电公司陈庆华　宫冬梅 
      输变电工程档案是社会发展变迁的“晴雨表”，更是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，电力工程建设步伐加快，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。如何提升输变电工程档案规范化管理水平，是当前及今后一段时期需要研究的课题。鉴于此，本文就输变电工程档案管理的现状及对策作了探讨和分析。

      一、输变电工程档案的特点
      输变电工程档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程建设活动的原始记录，是评价工程质量、创优评先的信用依据，也是工程运行、改造和维护不可替代的权威凭证。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下几个特点：
      1、专业性强。输变电工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，其档案内容有建筑方面的，但大多是电力技术方面的，电力系统的高技术密集型的特性决定了其工程档案专业性很强。

      2、面广量大。输变电工程档案中涉及部门、单位有十多家，内容包含设计、施工、安装、监理、调试等方方面面。特别是供电系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。
      3、时间跨度大。一个完整的输变电工程项目建设周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、招标确定设计、施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给工程档案资料的收集、整理带来很大不便，容易造成资料的散失。

       二、输变电工程档案管理的现状及原因分析
       ㈠存在的主要问题
       调研中发现，输变电工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：一是一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。二是参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。三是工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。四是大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。

      ㈡原因分析
      ——思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

       ——管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

      ——考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。

       ——人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

      三、提高输变电工程档案管理水平的对策
      基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，东台市供电公司在工作中进行了积极探索。东台市220千伏金东输变电工程档案管理成绩突出，2006年江苏省27个输变电工程参加国家电网公司优质工程评审，金东变工程荣获第二名，并被授予国网公司“优质工程奖”。结合实际，谈几点粗浅体会。

       ㈠加强法规宣传，提高对输变电工程档案重要性的认识
       做好工程档案的管理，离不开各单位、部门的支持和协作。我们在输变电工程档案资料的收集过程中，注重运用行政、经济等手段，多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规，积极主动开展工作，使广大工作人员真正认识到做好工程档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识增强了，工程档案管理也就自然摆上了议事日程。

       ㈡建立工作机制，夯实输变电工程档案管理基础
      1、加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

       2、完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

      3、强化责任考核。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。

       4、推进信息化建设。一方面，加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

      ㈢强化过程控制，推进输变电工程档案管理规范化
      输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。
      前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。

       中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。
       后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。

      ㈣加强档案员队伍建设，提高输变电工程档案员业务素质
      加强档案员队伍建设，一方面通过专业业务培训、组织外出参观、学习交流，邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。另一方面，专兼职档案员要自觉增强责任意识，树立终身学习的理念，加强档案知识和业务技术的学习，加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。