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在当今的信息时代,企业廉政建设以保证企业经营管理健康发展,仅仅依靠企业制度本身约束,或人员素质的自律是远远不够的。
在此方面,企业的信息化建设能够给予了强力支持——作为企业信息化的主体工程——ERP(EnterpriceResourcePlanning)系统的实施不仅使得企业在整体实力和管理水平上有所提高,逐步显现出管理效益和自身竞争力;而且在促进纪检监察工作、预防职务违纪违法、进而促进企业廉政建设也是卓有成效的。本文结合企业生产经营的流程,仅简单介绍一下是如何利用ERP系统加强纪检监察工作的,为企业利用信息化手段将廉政建设化被动为主动拓展思路。
供销:防微杜渐+主动设防
企业销售环节:企业的销售环节是违纪、违法的易发区,销售工作又具有客户分散、销售形式多样的特点,以往纪检检查工作的重点只有放在案发查处上,至多利用信息化手段拓展举报的渠道,但这些举措都有很强的滞后性,“惩前”尚可,“毖后”不足。利用信息化手段较以前的制度约束,将监管的“重心”迁移至业务发生之前。例如ERP系统正式运行后,为事前杜绝销售环节的漏洞另辟蹊径,主要设置了这样几个控制点:价格、折扣和客户(代理商)评估,借助系统进行管理。首先,公司所有产品的价格依据产品标准成本(系统生成)和利润策略,并经过管理层审批而形成,形成对客户的报价单。待与客户达成业务意向后,每张订单上产品价格在一定时期(严格的生效时间)固定不变,存在于系统中随时备查,成为一个完整的价格体系。
每笔定单必须依从此价格,如有偏差需经过严格的审批,并在系统特殊项目中记录。其次,针对客户的价格折扣依据其以往的销售业绩分级处理,有一个预先设定好的幅度,也要经过管理层审批而形成,定期对其业绩滚动统计,重新评估浮动折扣,折扣的实施必须体现在价格上,系统不允许“异常”现金折扣的发生,财务部具有监督业务操作的绝对权威。再次,对客户(代理商)的资质(注册资金、企业性质、人员素质)、回款、业界口碑、有无诉讼记录等指标进行评估,形成其信誉评价的依据,作为可否分销或代理我公司产品的前提条件,不断地加以跟踪,随时应变。最后,也是最为关键的是所有订单依据上述控制流程生成、执行,系统不允许非权限用户任何修改,在系统之外任何销售行为均不受承认。综合以上措施,借助ERP系统可最大程度地减少人为因素干扰,所有业务数据不可随意更改,大大减少舞弊行为发生的可能性;而且公司要求所有业务必须架构在ERP系统之上,从业务源头上杜绝了“暗箱操作”。
企业采购环节:采购金额是企业流出的流动资金绝大部分,也属纪检监察和廉政建设的重点部位。以往的采购行为和销售行为一样,受人际关系的影响颇大、监管滞后于业务的发生。ERP系统的运行也是着力对几个控制点加以控制,堵塞采购价格过高、数量随意、供应商选择偏重熟人而所采购物品质量无法保证等漏洞。首先,较为敏感采购价格问题也是根据市场行情、产品性价比等因素确定,通过管理层审批,定期修订并保证其质量得以保证的前提下有一定的下降趋势。每笔采购订单必须依从此价格,如有偏差若想执行必须经过严格的审批,并在系统特殊项目中记录,这样就从价格上控制采购过程中人为抬价获利的弊端。
其次,系统通过MRP(物料需求计划)能够自动计算出最合理、最准确、最经济的采购数量和到货时间,既可避免因采购数量不准确造成的库存资金长期占压或短缺,又可预防徇私而多采、滥采。再次,对供应商的资质(注册资金、企业性质、人员素质)、备货情况、产品质量、业界口碑、有无诉讼记录等指标进行评估,形成其信誉评价的依据,作为可否能为我公司供货的前提条件,亦可针对多家供应商同时供应同一货品进行配额分配,使“人情采购”在择优选择过程中暴露无疑。并且,通过定期的供应商考核的数据,作为下期选择供应商“准入”量化依据。综合以上措施,借助ERP系统辅之以人员素质提升就可剔除采购过程中不正常的风险存在,使其合法、合规、有序地进行。
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