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近日,邢台供电公司通过ERP系统固定资产新增工作流,完成金山嘉园小区项目自动结转资产,生成单号“20111140001”,标志着该公司固定资产工作流应用“横向集中、纵向融合”的全面实现。
“以前是‘跑细腿’、‘磨薄嘴’,靠的是人传人、单传单、章叠章,现在鼠标轻点就轻松搞定!这都得归功于‘五小’啊!”说起“资产‘一单式’信息化管理”这个省公司2011年上半年“五小”评比一等奖成果,邢台供电公司资产管理专责难掩其自豪。该成果的研发基于“234”法则的创新,以“标准”内核搭建信息沟通的“越洋大桥”,在创新上“牛刀初试”便感受到了无限惊喜。
“望洋兴叹”“信息孤岛”呼唤“创新之旅”
资产管理的传统模式为条块化的职能管理,专业分工、职能分责、平行分段,责任倒是明晰,可存在的问题实在不少。
首先审核层级分立与管理界面平行,从基层单位的资产业务申请到最终通过审核,在各个管理界面间流转繁复,短则一周,长则两个月,工作耗时费力。
资产、设备和物资管理部门“各自为政”,独立运行各自信息管理系统,信息标准不对应,数据不兼容,最终形成数量众多的“信息孤岛”。各部门只能“各守一岛”,“望洋兴叹”。
同时,平行分段的模式导致资产设备变动信息难以追溯和延伸。资产设备变动需要由基层单位、实物管理部门、财务部门、项目计划部门分别提供,层层上报。有时上报还没完成,数据已发生变化,以致清查资产时需“倾全公司之力”,使大家“谈‘清’色变”。
发现问题就是进步,却不能就此止步。邢供将目光瞄准“解决问题”,开始资产管理的“创新之旅”。
“越洋大桥”“234”法则激活“标准”内核
阻隔信息沟通的“海洋”如何跨越?能否借助信息化推手实现“在线”资产管理呢?随着ERP的深化应用,资产“一单式”信息化管理的思路呼之欲出。
问题接踵而至。如何使各业务与财务管理在“一单”中体现?如何实现高效运转?……邢供创新“234”法则精彩作答。
“234”法则就是以“两标准”为基础,“三统一”为保障,“四结合”为抓手,打造“标准”内核。
邢供编制了企业资源管理系统(ERP)用户手册和资产管理工作标准(“两标准”),以“标准”设计从源头施控,将业务流程、环节控制、时点约束、具体操作、表单记录的标准化牢牢掌控,探索伊始就登上“标准化”高速列车。
“三统一”即统一由资产信息化应用推广小组开展工作,统一资产设备主数据,统一资产管理业务处理方式,为工作各环节规范了既定的“轨道”。
“四结合”即结合资产清查工作,实现资产卡片与设备台账的完全对应;结合ERP系统应用培训,提升员工认知和操作技能;结合资产业务申办,由业务申办单位发起工作流申请,完成资产工作流与前端业务“协同”;结合关键用户的技术支持,建立起“以关键用户为核心,专业管理人员为支撑”的ERP系统深化应用工作机制。
至此,“一单”已具雏形,邢供财务资产集约化之路成果初现。
线上流转“一单”飞跃展现“集约魅力”
翻开新华字典,集约释义为“集中并实现节约”。集中是基础,成效看节约。实现了化零为整,“一单”飞跃业务,节约的目标真正实现了吗?
“资产业务管理现在一天内就能实现,业务流、审批流、账务流统一融合,各环节‘线上流转’,业务走到哪个环节清晰可见。”在河北南网率先完成了固定资产零购、报废、调拨等7项资产业务全面线上运行,“自动”这个关键词高频闪现。“一单”节约管理成本之成效可见一斑。“资产报废资产卡片价值自动减少;资产报废工作流结束后自动记录审批结果和业务处理信息;资产价值和设备变动自动完成……”
“资产‘一单式’信息化管理关键是实现了‘三个一’。”邢供专业人员介绍说,“财务与业务‘一条线’统筹融合;资产设备数据‘一本账’管理;项目预算、业务申请、审批控制、设备信息维护、账务处理和价值变动‘一单式’联动。”
“以前全靠我们向设备管理部门催要,不报不知道。现在设备一变就知道,资产与设备还能实时、准确联动。现在我们是谈‘清’坦然。”财务人员如是评价。
创新不止于此。“下一步我们还将实现技改、基建项目辅助转资业务的实用化。”借助此项信息化工具,邢供已将目光投向下一个目标……
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