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辽阳供电公司员工使用PDA手持设备清查资产。
2011年,辽宁辽阳供电公司成为辽宁省电力有限公司构建ERP系统资产管理信息平台建设试点单位后,以“求速度、求成效”为原则,全面开展试点建设工作。如今,辽阳供电公司资产管理信息平台建设工作已步入深化应用阶段,为建成一体化财务信息平台、实现财务集约化管理提供了有力支撑。
资产信息平台 “应运而生”
资产管理始终是辽阳供电公司经营管理的重点工作之一,为了进一步深化应用ERP及财务集约化体系的建设成果,自5月份起,该公司开始实施资产管理信息平台建设工作。
辽阳供电公司总会计师张丽表示,依靠传统模式从事财务管理,已不再符合当今资产密集型电网企业的管理要求,实现财务集约化管理,需要建立统一的资产管理标准体系。实际上,建立资产管理信息平台就是为了“摸清家底”,使资产信息更为公开化、透明化,为科学决策提供更加及时、准确的依据。
打造资产管理信息平台,能够有效辅助企业决策者管控固定资产,实时了解固定资产构成情况,为企业发展做出投资决策提供信息支持,掌握资产全生命周期价值变动信息。此外,资产管理信息平台可从规划投资、项目建设、运维检修等角度推动资产的优化管理,构建企业级资产管理标准体系。
“资产管理信息平台建成后,可随时掌握账、卡、物信息的变化情况,产生有效的联动作用,实现账、卡、物一致。”辽阳供电公司财务资产部负责人介绍道。例如,传统的管理模式无法实时监测设备的新旧变化情况,如果要更换设备,难免出现“拍脑门”式的主观做法,容易造成资源浪费。资产管理信息平台建成后,将形成跨部门、跨单位的资产信息管理共享机制,有效解决管理与实物脱节以及账、卡、物信息模糊不清等问题。同时,该平台还能动态、直观地显示并更新设备的新旧程度情况,使企业决策者实时掌握资产构成和变动信息,为维护设备以及将来进行投资决策提供切实可靠的依据,达到资产信息透明化、公开化、共享化的目的,使有限的资源发挥出最大效益。
现场办公 及时解决难题
在资产管理信息平台建设期间,辽阳供电公司财务资产部定期组织召开例会,资产管理部和资产平台使用单位也积极参与其中。例会上,三方主要负责人员及时通报平台建设中发现的重点难点问题,认真讨论研究方案,采取现场办公的方式解决问题。
为了规范工程转资,解决只以竣工决算报告为依据,忽视核实现场实物,容易导致财务卡片信息与实物信息严重脱节等问题,辽阳供电公司规范在建工程日常管理,要求财务人员在设备入账时详细记录购入设备的型号、生产厂家、领用单位等信息,为编制竣工决算报告做好准备。同时,强化工程竣工决算管理,在资产卡片拆分前,核对竣工决算报告中资产与实物管理及使用单位,建立联动设备卡片,保证账、卡、物一致。
此外,针对财务资产部和资产管理部之间存在信息不对称的情况,辽阳供电公司加强部门间沟通,实现价值与实物同步管理,资产管理部和实物使用单位在资产发生变动后,及时履行资产变动手续,并反馈资产修理、改造信息,由资产管理员更改、补充卡片信息,消除与财务资产部之间的信息不对称现象。
由于辽阳供电公司原继电保护所与调度中心的部分职能合并成立了保护自动化所,导致资产实物使用单位发生变化,而原资产卡片信息未做及时调整。为了解决此类由机构合并、供电区域重新划分等部门变动而造成的资产责权不明情况,该公司相关负责人积极与生产、营销等专业负责人沟通协调,落实设备责任,并通过清查,明确资产归属责任。同时,该公司要求,如有部门变动,资产管理部应及时向财务资产部反馈实物使用单位的信息变化情况,以便及时变更相应信息。
全员参与 土洋结合
据了解,先后共有3000余人次参与到辽阳供电公司资产管理信息平台试点建设工作中,其中直接参与单位、部门数十个,核对范围遍布整个辽阳地区,资产核对覆盖率达100%,各个环节衔接紧密,各项工作有条不紊,施工流程顺畅。
为了在有限时间内完成资产管理信息平台建设任务,辽阳供电公司变电运行工区采取“土”“洋”结合的方式,双管齐下。一方面,协助财务资产部认真查档案、查账本、查凭证;另一方面,充分利用ERP现代管理手段,实现便捷、迅速地核对账、卡、物信息。此外,该工区运行人员还充分利用巡视设备及工作间隙时间,开展数据核实工作。
据悉,变电运行工区是使用资产最多的单位,共有一次、二次及附属设备近1.2万台件。以前,该工区操作人员核对一座220千伏变电站设备需要两周时间。资产管理信息平台建设完成后,该工区员工利用RFID(射频识别)信息介质和二维标签全程跟踪,仅用一天就完成了变电站的资产清查工作。作为信息处理的有效手段,使用信息识别终端扫描设备上的RFID卡片和二维标签,极大地提高了盘点、清查资产的效率,还有效保证了信息流和资产实物流的高度统一。
资产平台建设“开花结果”
在资产管理信息平台建设过程中,辽阳供电公司建立了相应的组织机构,以“谁使用,谁负责”为原则,全面开展工作。该公司总会计师常常深入现场指导工作,每周听取阶段性工作汇报,认真解决在清查过程中发现的问题,保证资产管理信息平台建设顺利进行。在辽宁公司项目组的指导下,辽阳供电公司在数据清查后期的关键阶段,针对数据不清的信息,分“三步走”进行确认,即先分类、再核实、最后确认。经过八轮反复地分类、核实、确认,基本实现账、卡、物信息的一致性。
从5月开始,辽阳供电公司积极开展资产盘点、统计资产卡片等基础性工作,共清查资产卡片27455张。截至9月20日,资产原值约48亿元,核对一致资产卡片27077张,卡物核对一致率达98.62%,提前10天完成资产管理信息平台建设工作,为该平台的深化应用打下坚实基础。
随着资产管理信息平台的深入推广及应用,辽阳供电公司将加强资产管理后续工作,构建统一、跨部门的资产管理信息平台,实现资产卡片与实物相对应的目标。同时,在深化应用阶段,该公司要求建立资产管理信息平台相关配套制度,确保平台的有序运转,巩固资产管理信息平台成果;建立资产管理清查制度,避免前清后乱;建立资产管理有效的联动机制,资产发生变动时,做到及时反馈相关信息,确保资产账、卡、物保持一致。
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