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最近几年,国民经济的信息化步子在不断加快,企业的信息化特别是企业管理软件ERP也在不断的深入人心逐渐为广大企业用户所接受和使用,但是ERP是IT技术与管理想结合的一种新的管理手段,其项目实施是一项复杂的工程。
最近几年企业在ERP的建设过程中陆续出现了一个不容大家忽视的问题,那就是企业上ERP项目中有很多项目失败。如何才能在保护合同双方权益的基础上使ERP项目成功呢?这里就要引出ERP的项目监理这个名词了。
监理最早是出现在建筑物的建筑过程中的,为保证质量和工作进度,发展商和承建商引进第三方监理,以保证合同双方的权益。同样原因由于中小型企业自己没有ERP管理软件的咨询顾问和IT专业人才,所以企业会产生以下几种问题:
1.企业对市场上成千上万家ERP软件产品供应公司选择哪一家无法入手,因为每一家开发的管理软件都不一样,哪一家公司产品最合适你企业呢?
2.企业如何比较ERP软件产品,在价格上、质量上、功能上,实用性,安全性,售后服务,今后产品升级,综合问题的控制。
3.企业如何考察ERP软件产品供应商派出的项目咨询顾问,实施顾问他们的工作能力和综合素质。
4.企业如何与ERP软件供应商签订一份公平,公正的合同,确保自己利益并了解合同的风险。
5.企业内部自己如没有IT专业咨询顾问就无法监督ERP项目在实施中的质量控制,和项目资金预算。
6.企业无法了解自己上ERP目标和实施范围,自己能投入多大才力,物力,精力和承担风险和企业内部利益分配和业务变革方面矛盾风险。
为了减少失败风险,企业必须要找项目监理,独立性质的第三方监理公司,来监督和服务于信息化建设。
第三方监理机构对于ERP项目的进行是有利的,因为监理人利益独立与双方之外,可以根据合同来协调双方在项目进程中出现的问题,可以客观公正的提出相关意见和措施,保证项目的质量和进度。同时第三方监理拥有很强的咨询能力,可以帮助双方解决一些技术和管理难题,促进项目进展。作为可以保证对ERP项目实施成功与否做公正客观评价,又可以使ERP市场企业用户和软件提供商甲、乙双方的市场行为规范起来,客观上促使ERP软件提供商提供高质量的符合企业业务需求的软件系统和实施服务,从而提高企业对实施ERP系统的信心。
但是我们必须清晰的认识到,企业信息化ERP是一个涉及多学科、多技术、和多领域的复杂信息系统,在其监理工程中,实际上就是一个信息交互的过程,目的是将问题发现和解决在早期阶段,萌芽状态。
在ERP项目监理中,看ERP效果,主要是看ERP实施后,企业是否更强壮,核心竞争力是否明显加强。当然评价的标准也有定量的,如最底库存量、交货提前期等。ERP实施人员经常会碰见这样的尴尬,某日,实施方和使用方应该确认前一阶段任务的完成情况,但双方的某一方怕承担责任而迟迟不签字确认。因此项目开始拖拉,结果越陷越深,最后掉入“IT黑洞”。
如果此时有第三方监理来证明此阶段成果目标,这种尴尬就不会出现了,第三方来保证也承担相应责任。所以第三方监理机构与项目组织必须共存,监理机构要监理ERP项目的整个过程,对ERP项目的所有阶段性成果和目标都必须进行有效的监督执行与确认,直至项目完全成功结束,监理机构给出项目监理报告书,证明双方任务与权益的完成,整个项目才算真正的结束。同时监理机制应该象ISO质量保证体系那样,每年对监理单位进行重新认证,因为ERP是一个管理持续改进的过程,没有一个企业的管理会因为ERP的实施而一次到位,所以复检监理认证是保证企业信息化应用更上一层楼的有效措施。
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