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建设数字企业(企业信息化)是当前社会热门的话题之一,“以信息化带动工业化”也已经成为各地政府、各个企业领导使用频率最高的词汇之一。近年来,在政府积极推动和引导下,企业在信息化建设上不断加大投入,数字企业建设有了长足发展。但也应该看到,虽然社会在信息化建设方面投入了大量资源,其现状并不令人十分满意,出现了许多失败和难以达到目标的项目。针对出现的问题,许多人提出了在数字企业建设中引入监理制度,约束、规范和监督企业信息化建设的建议。
调查发现,我国大部分的企业信息化项目工期拖延、企业的需求得不到满足、建设目标无法实现,用户与承包商之间纠纷不断。企业信息化项目是一个工程项目,理应按工程项目的规律、参照工程监理模式,结合企业信息化建设项目特点,形成一套适合企业信息化建设项目的监理方法去实施监理。
项目监理的好坏关系到企业信息化项目的实施成败。企业信息化建设项目需要全过程监理。要把企业信息化建设项目建设好、管理好,不能采取“重实施不重规划、重测试不重评审、重结果不重过程、各管一段”的监理模式,既要有一个明确可行立足本单位实际兼顾长远发展的规划,也要有一套切实可行的项目管理方法,对项目从立项到验收的每个阶段都要一步一个脚印,踏踏实实按确定的计划和方案推进,对项目自始至终实施全程监理。
在信息化的项目监理中,一般将监理过程分为项目前监理,项目过程监理和项目后期监理三个部分。监理的主要内容包括项目实施目标和计划的监理、项目投入资源和项目成果的监理和项目实施效益的监理。
(1)项目前期监理
在项目启动之前,就需要对项目进行监督和控制。在这个阶段,企业一般会对整个项目抱有较高的期望值,但是对项目的实施进程,项目所需的投入和实施过程可能会出现的问题和阻力不了解或不是非常了解。项目实施监理在这一阶段的任务是确保项目的总体范围和目标以及对项目期望值合理;确保项目双方对项目的认识是一致的;确保双方能保证项目实施所需要的投入;确保项目的双方对今后项目实施过程中可能遇到的困难和阻力有充分的评估并应有应对措施。主要内容包括总体计划、范围和目标,考证项目计划的可行性和范围可容性和目标的科学性及可实现性;预期的投资效益和评估标准,验证预期效益的科学性和评价标准的科学全面性和公正性;发现项目实施的困难和阻力,找出主要的阻力点和问题结;克服困难的决心和措施,为将来项目顺利进行扫清障碍。
为了满足上述的要求,企业和服务商必须认真负责的制订项目实施计划和目标,项目实施监理应该对项目实施的计划和目标把关,分析并确认这个计划和目标是否合理和切实可行性。这包括项目实施的总目标和分阶段目标;达到这些分阶段目标的时间表;达到这些目标所需要的资源保证和达到每个目标的责任者;评价达到这些目标的标准和方法;高层领导批准了这一计划和目标。
(2)项目过程监理
项目过程监理主要是指在项目的进行过程中对项目进行监督和控制,其主要的作用和任务是控制项目实施过程中投入的各种资源和达到的目标,使之达到项目实施计划的要求。具体内容包括监理项目阶段计划,监督阶段计划的执行进度,并指导进行合理调整;监督项目的实际投入,保证投入的合理性,保证后续阶段的可持续性;监督项目的实际结果,保证阶段结果与阶段进程计划相同或相符;监督项目实施中的困难和阻力,提出建议性措施和解决方法,避免项目的重大停顿或中止;监督克服困难的措施,保证解决困难的措施有效性和可行性,保证项目进程的顺利进行。
从许多的项目实施的经历过程来看,很少有一个项目是完全按照实施计划来进行的,因为再好的计划也不能完全的预见所有的问题并事先制订出对策,所以要使实施各方都明白计划是严肃的,但也是可以调整的,不过调整的计划必须合理,并得到高层的领导批准;按每个实施的小阶段对投入的资源和达到的目标进行监督控制,控制问题的方式有追究责任、调整资源、改变方法、调整计划、停止计划。
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