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在原有的存货管理系统中,物流、资金流、信息流是相互分离的,信息来源于对物流、资金流的综合处理,如月底综合处理全部的验收、领料、销售。在日常的运转中信息流是与其他流相分离的,它们之间的关系只有月度结算后才明朗。而ERP系统则把三者合而为一,每一种流动都连带其他流动,而且同时分不同的渠道各自集中,信息的来源已不是业务部门出物流信息,财务部门出资金流和信息流,而是三流同时,即时流动。信息的来源向业务的源头延伸,特别是涉及物流的信息都要由物流人员在物流业务处理的同时生成信息流,并定期或随时传递到整个系统。信息不必在规定的时间集中处理,财务人员汇总各种信息载体的功能将向业务部门转变,财务更多的是监督信息的形成、分析信息、提出建议。业务与财务已经真正连为—体,信息共享。
传统的企业财务信息处理系统其最终的财务信息、会计凭证、会计分录都是由财务部门制作,但在ERP处理背景下,企业财务信息的来源发生了一些变化。由于各业务模块分散在各业务环节中,比如采购模块由采购部门使用,库存模块由仓储部门使用,销售模块由销售部门使用,总账、往来账模块由财务部门使用,各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息,而某些财务信息是在业务操作时就已形成。由于信息流的变化,财务人员直接处理业务,汇总信息的工作量可以大大减少;同时又可以更及时、准确地获取库弘售息,从而能利用更多的时间进行信息分析。在采用经济批量模型、陆续到货模型、商业折扣模型、存货ABC控制法、分级归口控制及适时性管理等方式时,也可以利用ERP系统制定特定的报表和模型,这样财务人员可以及时将数据进行加工、分析,形成对管理更有价值的信息。
总之,ERP系统是有效、先进的管理工具和思想,通过它可以整合企业价值链,实现产业链上、下游的信息共享,各个环节库存减少,达到共赢的目的,通过它可以实现存货管理的实时跟踪,从而及时准确的调整生产、采购计划,避免库存的增加,通过它可以实现信息流的整合,将物流信息和财务信息流统一,从而减少财务人员汇总信息的工作量,同时又提高数据的及时性和准确性;财务人员可以将更多精力投入到库存信息的分析处理匕,从而为管理者提供更多更有价值的信息。而一旦有效运转ERP系统,企业将获得无法估量的效益,不断推动存货管理现代化。
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