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导读:怎样确保周转物资管理规范、运行健康?江苏无锡供电公司坚持把效能监察贯穿于周转物资的整个流程中,尤其重视从暴露出的问题入手,集中力量查明原因,落实责任,完善制度,跟踪督办。该公司开展的以“加强周转物资‘一本账’管理”为主题的效能监察工作,有效促进了周转物资的健康、有序运行。
去年年初,无锡供电公司在对工程项目进行检查时发现,一些工程项目物资已出账,但由于各种原因工程迟迟未开工,这些物资就暂存于各施工队伍的仓库中;有一些工程项目竣工后,积余的物资未退库,暂存在一些工程建设施工单位或项目单位里,这些物资可能存在流失和被损坏的风险。
监察组现场抽查账、卡、物一致情况。
情况反映到无锡供电公司有关部门后,有同志认为,这些工程建设物资数量少,品种杂,可再使用率低,可以作为废旧物资处理。但该公司监察审计部和物流分中心的领导和相关人员,通过深入调查研究后认为,从表面上看,这些工程建设项目物资数量小,但若干个工程积累下来,数量也很可观,而且不少物资都是新品,可利用价值高,如不加强管理和督察,就有可能出现失控或被侵占的问题。为此,他们从暴露出的问题入手,根据效能监察有关规定,着手拟定立项建议,果断填写《立项表》,以“加强周转物资‘一本账’管理”为主题开展效能监察,并制定出实施方案。
无锡供电公司对此也十分重视,成立了由分管副总经理为组长、纪委书记任副组长的领导小组,由监察审计、发建部、财务部、农电公司、物流分中心等单位负责人和业务骨干组成工作小组。同时,明确由监察审计部牵头,在查清问题、落实责任的同时,深入排查管理上的薄弱环节,查找物资周转流程缺陷,逐项落实监察内容和责任部门,并向相关部门、单位发出立项监察通知书。
规范流程完善制度
在周转物资“一本账”管理中,效能监察组抽查了15项已完工并经中介事务所审计的工程退料情况,发现7项工程完工后结余物资未按规定及时退库。
为什么这些单位的周转物资未按规定及时退货?其根源究竟何在?无锡供电公司效能监察人员和物流分中心人员紧紧抓住这两个问题不放,逐层深挖源头,并以此入手,延伸排查管理上的其他薄弱环节。
调查发现,这些问题的存在,暴露出对已出账未使用的物资缺乏统一的管理、规范的流程和完善的制度。为此,效能监察领导小组制定了《无锡供电公司周转物资管理办法》,明确了周转物资范围、部门职责、工作流程,推动仓储管理模式、工作流程和硬件配置的完善和落实,强化库存物资统一管理、统一掌握、统一调拨。无锡供电公司以ERP物资模块全面上线为抓手,开展智能化仓库建设,全面盘点、清理库存物资,建立集中统一的周转物资管理信息系统,引入先进仓储技术,探索实施单元化供货,提高仓库管理集约化和智能化水平。
同时,该公司还强化制度,开展效果评估,在效能监察专项稽查中把执行制度的情况作为检查和评价的重点之一;查台账和流程是否完全与制度相符;对应执行、可执行而未执行到位的情况分析原因、追究责任;对因制度原因或实际情况变化导致执行不到位的,运用PDCA自律循环机制,促进管理制度的持续改进,使管理横向到边、监察纵向到底。
跟踪督办严究责任
今年年初,无锡供电公司所属农电公司通过自查发现,2009年、2010年农网工程结余物资涉及品种达123项,存放在25个供电所的备品备件库内,且物资进出库等手续台账记录不统一,存在一定的风险。
项目监察组立即全面开展梳理工作,将农网工程结余库存记录提交至物流分中心,并跟踪督察,把结余物资全部退库至物流中心。农电公司应用物资一本账系统,根据工程需求提出调剂使用意见。监察人员经检查发现,调剂方案不仅有利于合理使用节余物资,节约工程成本,还减少了库存压力,对清仓利库工作起到了推动作用,于是给予积极支持。
工作小组在调研的基础上,还对周转物资、结余物资进行清理,将该类物资全面纳入“一本账”管理系统。同时,组织各单位全面开展自查,梳理周转物资,建立台账,健全内部领退料审批手续,完善内部控制机制。周转物资“一本账”管理系统的使用单位从原来的14家增至现在的23家,周转物资收、领、退工作管理流程得到进一步规范,账、卡、物一致率从之前的85%提高到99.2%,使各项物资处于“可控、在控”状态,防范了物资使用过程中违规违纪行为的发生。其中,电缆工程公司共清理出管辖物资八大类,共计248项。经梳理,发现一部分周转物资其实已是工程节余物资,应进行退库处理;另有小部分物资应该进行报废处理。经全面梳理后,退库电缆近7千米、架空绝缘导线近15千米,仅这两笔物资的退库金额就达150多万元。
通过开展周转物资“一本账”管理效能监察,无锡供电公司共梳理并纳入周转物资“一本账”管理系统的信息10928条,对周转物资的管理基本达到全覆盖,实现了对周转物资的规范化管理。此外,调节使用物资和利用结余物资共3720项,在节约工程成本的同时压缩了库存,减轻了库存压力。
今年8月,由于天气原因,无锡供电公司所属一施工单位所接项目的一批电缆没能按时到货。该公司物资管理部门查看周转物资“一本账”系统后发现,所属另一家施工单位不久前领了一批同样型号的电缆,但由于特殊原因导致工程延后。于是,物资管理人员立即将这批电缆调到前一家施工单位使用,等到货后再还给兄弟单位,从而保证了工程进度。
在取得这些成果的基础上,无锡供电公司还将利用国家电网公司统一开展清仓利库工作的契机,扩大效能监察成果,全面清查库存物资,开展库存物资再利用和处置,解决部分历史遗留问题。同时,盘活仓储资源,加快库存流转速度,降低仓储物资总量,为加快构建现代仓储体系奠定基础。
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