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物资部以公司通过4A级标准化良好行为企业试点单位为新的开端,落实总经理孙正运“一切要以实用性、实效性为标准,经得起实践的检验”的要求,在工作中不断优化标准和流程,坚持向标准求效益,用标准流程规范提升物资管理工作水平。在此过程中,有很多体会,也有很多收获,但在以下三个方面体会最深。
以提高服务水平为目标,优化标准和流程
在标准执行过程中,物资部始终牢记“物资管理工作就是为公司基建、生产、经营服务,保证入网产品质量”的工作目标,树立服务意识,坚持用标准化方法开展各项工作。
比如,招标计划及招标文件审查、评标、技术协议及合同签订等工作,都需要相关部门和单位的配合,占用了大量的人员和时间。在标准执行过程中,物资部认为进一步提高效率,减少相关部门、单位配合物资管理工作占用的人员和时间,减轻配合工作的负担,同样是一种“服务”。因此,物资部重点对“物资计划管理标准”、“物资类招标管理标准”、“合同管理标准”等配合工作较多的标准进行了梳理和优化。
例如,原来计划编制审查中,由于国网公司对计划编报的原则和要求时有调整,各单位因对国网公司新的要求掌握不及时,造成提报的计划质量不高,并且审查中发现问题较多,设计人员意见不统一,协调、沟通时间长,集中审查时的修改工作量大,投入的人员多,耗用的时间长。
针对上述问题,物资部在“物资计划管理标准中”增加了“批次计划通知”环节,将国网采购标准更新情况及编制最新要求在第一时间,以书面形式通知各单位及项目管理部门,并对变化情况形成对照表,使之一目了然,减少了信息掌握不及时对计划编报的影响。增加了“批次计划质量通报”环节,对各单位招标计划自审情况进行评价,避免了同样错误在后续计划中重复出现。增加了“技术专家审核”流程,明确由各专业的专家统一掌握物资技术参数选择匹配标准,提高了审查质量和效率。通过上述做法,物资部每批次的招标计划审查由原有的80余人4天完成,提高到了50人2天完成。
同样,通过对合同管理、招标管理标准和流程的优化,物资部将原来18页的合同文本简化到目前的5页,签订时间由原来的5天缩短为目前的2天,大型评标工作由原来的13天左右,减少到目前的7天。
标准优化后,物资部与各部门、各单位的配合工作更加顺畅,工作质量也显著提升。今年前三季度,省公司物资同业对标取得了较好的成绩。这些成绩的取得,使物资部对“用标准化目标优化工作”的理念有了更加深刻的认识——只有深刻理解标准化目标的内涵和意义,才能不断改进和提升工作水平,使标准和流程执行更加顺畅。
严格执行标准,享受标准化成果
随着集中规模招标工作的不断深入,招投标工作越发成为各界关注的焦点、各类检查的重点,这就要求招标采购工作的过程更加规范,各类资料必须齐全。
以往迎接各项招标监督检查时,心中无底,担心检查时发现问题。物资部虽然出台了各项招标采购管理制度,但执行尺度不具体,造成某些方面的工作被动或留下隐患。
部室标准化工作开展以来,物资部以实施标准化为助力,全面建立并形成了省公司招标和谈判采购工作的管理标准体系,对招标各环节的工作均按照5W1H的思路明确了要求,保证了招标文件审查、投标人资格条件审核、招标文件发售、评标专家抽取、开标、评标、定标等招标全过程的标准化运作,对需要完成的工作都列出清单,工作内容用表格形式一一列出,保证不出现漏项,并编写了《招标工作指南》,作为招标具体工作的标准化作业指导书,保证了每项工作正确完成和相关资料的全程在案。
今年,物资部先后配合迎接了国网公司审计专项检查、工程建设领域突出问题专项治理回头看、国网公司农网升级改造等多项检查工作,由于招标工作严格按照标准化流程开展,过程规范、资料齐全,省公司的招标管理工作未发现问题。
由于有了全过程的标准化要求,实现了全过程的标准化管控,为省公司“阳光”采购提供了基础保证,树立了省公司良好的“三公”形象。
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