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项目编制的计划、方案、达成的共识需要形成正式的文档,但这并不代表项目不再发生变化。形成文档的主要目的是表示在此时双方达成了共识,并形成一个基准点,随着项目的推进,项目执行结果会导致变更的产生,此时就需要在此基准点根据变更情况控制过程变更,并生成新的基准点。项目在执行结果引起的变更,包括时间、人员、成本等,这些变更可能导致项目计划的调整,项目经理需要认真分析执行结果和基准点之间的偏差,并制定合适的管理措施,一旦这些变更得到批准,相应的就会形成新的项目计划以及其他项目文件的修改。
项目从启动到收尾都离不开项目监控,监控过程组是包含跟踪、审查、调整项目进展与绩效、识别必要的变更并启动相应变更的一组过程。实施方一般都会建立相应的机构,对项目进度、成本、质量等实施整体监控,实施方和企业方都需要对项目进行监控,包括控制变更、项目计划的执行、监督正在执行的活动、质量、成本等数据是否符合计划,是否需要调整等,通过对项目的有效监控使项目按照预期执行,当项目出现异常时可积极干预,采取相应的预防或纠正措施。
二、ERP项目收尾阶段
收尾指的是完结所有项目管理过程组的所有活动以正式结束项目或阶段的过程。在阶段工作结束时,双方要对阶段工作进行确认,对ERP项目而言,多采取顺序执行模式,即当前阶段工作不确认不允许进入下阶段工作。
在结束项目时,项目经理需要审查以前各阶段的收尾信息,确保所有项目工作都已完成,确保项目目标已经实现。如果项目在完工前就提前终止,结束项目或阶段过程还需要制定程序,来调查和记录提前终止的原因。
项目收尾后,需要移交项目的所有产出,包括产品、服务或成果,并且对项目进行总结、分析,更新组织的知识库,包括项目文档、经验教训、分析数据等,为后续项目积累经验。
ERP项目具有收尾和项目完成的节点,但是项目的结束一般标志着企业运维的开始,企业的管理改善是无止境的,在成功实施ERP的基础上,对企业管理、业务流程和软件功能的完善则需要企业长期的投入。
结束语
项目管理并没有固定和统一的模式,ERP项目实施过程中更多的是借鉴项目管理知识体系的经验,结合项目自身特征,对项目进行整体规划,按照规划执行相关工作,在执行中不断与项目管理、业务基线进行对比,并根据实际执行情况进行变更控制,随着项目里程碑的不断实现,最终迎来项目的成功。
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