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ERP(Enterprise Resource Planning),即企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统将企业的人、财物、客户、供应商等所有资源,利用信息技术进行整合,对企业的采购、销售、库存、生产、财务、人力资源进行规划,从而达到最佳资源组合,提高企业的市场竞争能力。
尽管商品化的ERP软件在开发过程中进行了大量的企业调研,但由于不同企业的组织架构、业务流程、作业习惯不同,任何ERP软件都不可能与企业的需求完全相同,即使是专业化、行业化的ERP软件,也会与企业的需求存在一定的差异。
如果ERP软件与企业需求之间的差异很大,或者说ERP软件的功能和实施者的解决方案远远不能满足企业的真实管理需求,就会导致ERP 系统实施失败。
综上所述,企业在ERP系统实施过程中,应该怎样做,按照什么原则和步骤,完成什么样的工作,才能解决ERP软件与企业需求之间的差异呢?本文对此进行论述。
选择适合企业需求的ERP系统
根据中国电子信息产业研究院统计表明,国内企业实施ERP 项目失败的因素67%在于软件选型不当。只有选择合适的ERP系统,才能减少ERP软件与企业需求的差异,才能使作业人员快速掌握操作规范,缩短适应周期。那么,企业怎样做才能选择适合企业需求的ERP系统呢?笔者认为应从以下方面着手:
(一)明确需求并组建ERP 系统选型小组
很多企业在选择ERP软件之前,并不了解当前存在的问题和真正的需求,不了解什么样的ERP软件才能适应自身的现状和发展。因此,企业在选择ERP系统之前,应对自身的企业管理进行诊断和冷静的思考,在对现状进行认真分析的基础上,明确自身的问题和需求。
由于ERP系统的实施是个复杂的系统工程,涉及企业的各个职能部门和各层级管理人员,因此,在ERP系统选型之前,应组建ERP 系统选型小组,小组成员应包括企业主管领导、管理业务骨干、计算机技术骨干及适当的行业ERP系统专家或顾问。
(二)制定ERP 系统选型工作计划
ERP 系统选型小组在经过培训后,应对企业的管理现状和当前存在的问题进行分析,明确企业目前最迫切需要解决的问题是什么?ERP系统是否能够解决? ERP系统到底能够解决哪些问题?ERP系统实施应达到哪些目标?
根据以上分析,形成ERP软件需求说明书,制定选型工作计划,确定选型工作的目标、范围、预计工作进度、费用开支和制定工作标准。选型工作计划是指导整个选型工作的基础工具,也是ERP软件选型的依据。
(三)考察ERP 软件功能是否满足企业自身的需求
按照选型工作计划,ERP系统选型小组可进入ERP系统选型的考察阶段。该阶段的主要任务是对ERP 系统市场进行全方面的实地考察,得到第一手的ERP系统资料。
企业在选择ERP软件时,可通过网站浏览、产品资料分析、ERP系统厂商实地考察、观看多家ERP系统软件演示,确定几个典型的ERP软件产品,所选ERP软件最好在同行业企业有成功实施的案例,ERP系统选型小组最好亲自到已成功实施ERP 系统的同行业企业去了解一下系统的实际运行情况。此外,ERP系统选型小组应在该阶段形成ERP系统考察报告和若干个候选的ERP系统。
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