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在与焦庆海交谈过程中,我无时无刻不感受到他的愉悦,这个出生于60年代的“老北电人”,是真正在热爱他所从事的这份工作。用北京电力设备总厂一位副厂长的话说,别人工作是做职业,焦庆海是在做事业。焦庆海自己说“做自己喜欢做的事,最大的幸福莫过于此”。他说喜欢信息化工作带给他的新鲜感:“这个东西太吸引人了,我喜欢新的东西,喜欢挑战”。
初尝信息化甜头
喜欢挑战的焦庆海总能够在工作中发现别人看不到的机会。他的信息化工作之路就是这样开启的。
1990年,焦庆海被分配到北京电力设备总厂从事机械设计的工作。那时候计算机还远没有普及,厂里画图都是用三角板、丁字尺。93年,他被分配到工艺组,整天拿着油笔抄工艺。毕业于西安交通大学的焦庆海心有不甘:“大学生干这个?普通工人也能干”。他开始考虑用什么办法可以改善工作方法,提高工作效率。
后来,厂里有了286、386电脑,但是会用的人不多。当时厂里拿一种叫“PC1500”的小电脑计算程序,那种电脑没有显示屏,每次都要将运算数据打印出来才能看到结果。如果不合适,就要再运算,再打印。焦庆海觉得这种方式太繁琐,就趁工作之便偷偷将源代码打印出来,一点点的推算,转换成basic语言,放到286电脑里运行。他当时想的很简单:“286至少有屏幕,一运行能看到结果,不用打印。”转换之后发现,不仅可以看到运行结果,运行速度也提高了很多。室主任对他的做法从不认可到认可,年底还专门表扬了焦庆海,说通过他的改进系统运行速度提高了7倍。室主任称“以前两个人需要三个月做的事,现在一个人用不到一个月就可以完成”。
尝到信息化甜头的焦庆海更加跃跃欲试,他开始考虑用信息化手段改善各种工作流程,比如将工艺转化到word里打印、流程输入到数据库里运行,这样以后再也不用手抄工艺了。这些改进使得工作效率有了极大的提高:“最快的时候,一个工程一个人17天就搞定了。”回忆起那段时光,焦庆海掩不住的得意。
信息孤岛的“成就感”
鉴于对信息技术的热爱和由此带来的成就感,焦庆海主动向厂里提出要做信息化建设。最终,在焦庆海的建议之下厂里成立了信息中心。
成立信息中心后焦庆海做的第一件事就是建局域网。第一期是在总厂办公大楼搭建局域网,第二期是局域网连接到各个分厂,第三期是连接到后勤等外设部门。整个局域网建设持续了三年。
在建局域网的同时,焦庆海通过自学建设了厂里的内部网站。“抱着一本网站的书一点点学”,从静态网页,到数据库动态网站,一路摸索一路升级。
建完内部网站,然后是OA系统、统计系统、门禁系统、人事系统等。最初单独建立的财务系统后来也整合到大局域网里,财务人员工作更方便了。
这些基于各个科室的信息化需求陆陆续续建立起来的系统各自为战,登录窗口整齐排列在内部网站下方:“用户名密码、用户名密码,一排都是。当时觉得特有成就感:我们做了这么多工作。现在看看,建了一大堆孤岛”,焦庆海说。
后来厂里的同事也开始抱怨:用户名密码太多,记不住,各个系统之间数据不能共享,重复录入。为解决这一问题,从去年开始,焦庆海开始做这些系统的整合统一工作:“逐步关闭,逐步整合到协同办公系统和ERP系统中”。原来的系统大部分被放弃了,移植到新采购的协同办公平台里。
推行ERP:我不知道什么是失败
ERP系统是北京电力设备总厂信息化建设过程中浓重的一笔。不过,相对于其它企业曲折坎坷的ERP建设之路,北京电力设备总厂的ERP历程则要顺利的多。以至于我们在谈起为什么国内很多企业上线ERP都惨遭失败时,焦庆海说“我不知道什么失败,没见过。我觉得用起来就不叫失败。”——北京电力设备总厂的ERP系统从2007年投入使用到现在,已经经历了四年,期间也经过数次的升级优化和二次开发,但一直用的很好。
尽管焦庆海说不知道其它企业ERP失败的原因是什么,但通过交谈,笔者还是能够感受到北京电力设备总厂ERP项目成功的几个要素。
首先,ERP项目不仅仅是个信息化项目,它与企业的业务密切相关。作为北京电力设备总厂ERP项目主导者的焦庆海有着12年的一线工作经验,对厂里的各项业务都比较熟悉,因而比较能从业务的角度出发去看ERP系统运作。正如焦庆海所说:“从生产到财务我都尽量考虑到,我是站在全局考虑怎么把这套系统弄好”。
其次,ERP项目的推行有企业高层领导的支持。焦庆海说“我们一把手永远支持我的工作”。正式因为有高层领导的支持,焦庆海在推行自己的一些政策的时候才能放开手脚。比如,为了使一线员工适应ERP系统,他坚决取消了以前纸质报表的形式,要求必须都是用电脑操作。这样,尽管开始的时候有些不愿意,员工们还是渐渐学会并适应了新的工作方式。
其三,与一线员工很好的沟通,为他们着想。在推行ERP的时候,焦庆海对使用系统的同事说,“ERP是帮助你们干活的,给你们提供高科技工具,而不是给你们增加工作量。我要给你们减轻工作量。解放你们劳动力,以后不用那么劳累了,不用月底记账了”大家听着挺高兴,也就愿意学。焦庆海是那么说的,实际也是这么做的。他让人把所有基础数据都录入到ERP系统中,操作人员只需要用鼠标点选,和填入数额即可。“一开始推行我就给大家培训,一指禅没事,只要会用鼠标、会打数字就行。基础信息专门有人录,你只要会用鼠标、会输入数字,多少钱,多少量。别怕,别以为ERP多神秘,没那么难,难得我们实施人员都处理好了”。每次培训,焦庆海也尽量将时间控制在一小时之内,为的就是告诉大家“不难,一小时就能学会”,“而且我只讲与他们有关的,采购人员我就给你讲采购,财务人员我就给你讲财务”。
在焦庆海的努力下,ERP系统顺利投入使用了。它确实给厂里工作带来了很多好处:“ERP确实使速度反应上有大的提高,包括及时性、规范化、降低对人的依赖性、降库存方面等等都有很明显的效果”,焦庆海说。“以前的库存只有到月底才能知道。现在(上了ERP后)随时可以知道”。
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