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如到月底,财务需要进行结帐动作。我们就需要知道,在系统中对这个业务该如何操作,该注意点什么。如对于月末结帐业务,我们作为CIO,财务管理信息化项目的管理员,我们至少要知道,在财务管理系统中月末结帐的处理流程,如要先核对各种相关的单据,有没有输入、审核完毕;然后,需要核对单据的内容是否有错误,因为结帐以后再发现错误进行更改的时候,处理非常的麻烦,所以,需要在结帐之前,先在系统中或者把资料导出来核核对单据的准确性,从而尽量减少过账后因为发现错误而进行过多的调整动作。这些动作完成后,财务人员还需要选择一个合适的时间,进行过账动作,因为在结帐作业运行的时候,最好是其他系统使用人员没有对财务系统进行其他的操作。
所以,作为CIO,只有洞的这个系统处理的基本流程之后,才能够当财务用户在处理这支作业时,遇到问题的时候,给与他们帮助。而不需要去请教外部的实施顾问。
故,我们CIO可能对于财务管理不是很内行,如不知道财务报表中某个数字是什么含意,但是,我们至少要知道这个数字是怎么计算出来的。因为这是我们对系统进行维护与测试的前提条件。而要了解这方面的内容,那么我们CIO就需要知道,在财务管理系统中,实际业务的处理流程。
三、总结常见问题,以后遇到类似问题,就可以自力更生的解决。
其实,笔者在财务系统管理维护中,发现很多用户碰到的问题,其实都是类似的。如可能用户在每个月中都回碰到已经过账的凭证发现错误,需要采用红字冲销。而用户不知道该如何冲销,或者在冲销的时候会担心会不会出现问题等等。类似的问题可能每个月都会碰到。若我们在第一次处理问题的时候,就能够了解这个问题发生的原因以及处理的方法,并且能够利用图形、文字等手段记录下来,如此的话,下次遇到类似的问题时,我们就可以轻松的解决了。
这个处理方法,笔者认为在财务信息化管理项目中特别实用。其实财务管理中,每个月的工作是很类似的。曾经有一个财务专家讲了一个笑话,长期做财务管理工作的人,脑子可能会越来越笨。因为其每个月的工作,都是类似的、重复的。故,今天员工在工作中遇到的问题,在下个月中可能还会遇到。所以,我们第一次碰到问题时,可能还不会解决,需要在实施顾问的帮助下才能够处理;但是,当我们第二次遇到问题时,就知道该如何处理了。
同时,这些问题也是我们以后进行软件培训的资料。因为我们CIO相关的专业知识有限,我们不能向实施顾问那样,从宏观上向财务人员讲财务管理、讲解相关的模型。我们能够做的就是结合财务管理系统,向他们讲述相关的操作技巧。而这其中很重要的一部分,就是结合财务用户以前在系统中操作业务时所产生的问题,告诉他们以后再遇到类似的问题,如财务凭证红字冲销,该如何处理。如此的话,以后遇到类似的问题的话,员工自己也知道该如何处理,而不用再请教我们。
笔者曾在三家企业负责过财务信息化项目的内部实施工作,以上的这些项目管理的心得,可以说是我工作经验的总结。最后,笔者要送正在为财务信息化管理项目烦恼的CIO们,两句话。
一是要做好财务信息化项目管理不难,只需要自己结合公司实际财务处理流程,在系统中跑个十遍流程基本上可以掌握;难的是要把这个处理过程中经常会发生的错误进行总结,这是我们以后财务信息化管理软件维护的重点。
二是我们CIO在财务管理系统中不能财务部作为的方式,因为,我们若采取这种工作方式的话,则企业要为其付出昂贵的系统维护成本,同时,这也会降低我们CIO在企业管理者眼中的地位,我们CIO在企业中,将永远只是一个技术员的角色。
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