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为了更好的了解,选择了市面上较为常见的致得E6协同文档管理软件为例。进行了软件的试用了解。在这里和大家分享一下。
采用B/S架构,浏览器与服务器构成体系,只要通过浏览器输入域名,便可与服务器连接。搭建一个海量文档资料的集中存储的平台。在这个平台中,所有的文档资料以及各种文献都可以安全高效地进行管理。实现跨区域作业,资源共享便捷。
树形目录结构,支持根据部门进行目录的分配,在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。
支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当企业文档或硬盘因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,保证内部核心数据的完整和安全。
文件快速定位,搜索功能强大。可以基于资料的正文、文件名、后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。
实时沟通,系统设有即时消息,短信平台,并支持邮件发送,提高资源共享,更加具有便捷性。
修订版管理功能,可以保留之前修改过的版本,如果新版资料有误删除或更改不合理的地方,或需要使用旧版时,可以退回到所需版本。
审批流程快捷。建立不同的文件流转形式,实现无纸化办公。文档将根据流程送至相应部门及人员进行审阅,将公文流转与短信通知结合,加速文件的审核与批阅,提高效率。
这种软件的优点是可以让办公更加简洁、智能化。非常适用于发展中企业。可以做到一个帮企业规范办公的效果。反观ERP系统。其实是一个流程系统。把企业经营多年的流程模式使其信息化、电子化。一定要确保现有流程的准确、高效。所以ERP系统比较适合已经成长稳定,规模较大,发展多时的大企业。加之价钱昂贵,不是一般企业可以承受的。所以ERP系统并不是中小企业的最佳选择。
OA、ERP和文档管理系统,这三者的关系可以举个例子来说明。就像是古代武林高手所怀的绝技一样。我们需要内功和招式。就像易筋经,九阳神功,用来护住我们的身体、增加内力,并辅助攻击招数,增强威力。这就是文档管理系统。在确保自身安全的时候,我们需要一定的招数去对敌。这就需要类似于降龙十八掌、六脉神剑等武功。这就是OA系统。至于ERP,则是我们手中的神兵利器,类似于屠龙刀、倚天剑。三者相辅相成。没有哪个重要或不重要。只是时间先后、自身经验等来决定哪个更适合。一点武功不会的人,得到屠龙刀倚天剑,也无法使用,很可能会把自己误伤。只有内力,也只能挨打。光会招数则容易被别人打死。
ERP、OA或文档管理系统的选择,直接关系到企业的成败。选择一个不适合自己现阶段发展的系统,则会导致自己直接出局!
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