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3、内部控制存在的问题
(1)客户信用管理及赊销制度不完善
公司按照《信用等级管理办法》对客户进行了资信分类,将客户分为 A、B、C、D、E 类型,并根据不同类型的客户制定了不同的信用期政策和收款政策。检查中,我们发现到在以上制度中存在以下问题:
①《客户信用等级管理办法》中对客户等级设定的标准较为模糊,未根据客户的资产负债率、支付能力、前期交易情况、回款发货情况进行指标量化确定;整改措施:公司已对《客户信用等级管理办法》进行了修改,并于 2012 年9 月已下文执行。
②公司的《合同评审制度》、《赊销审批制度》中,未充分考虑不同客户信用等级对合同评审及赊销的影响,为根据具体的客户等级制定赊销额度及不同的授权审批制度;
整改措施:1、合同评审是根据公司 ISO9000-2000 质量体系文件中规定,合同评审与生产、技术、质量、定价等有关,公司已完善体系文件,并已在客户信用等级管理办法中明确;2、目前公司已在客户信用等级管理办法中明确,《产品赊销管理制度》作为应收账款管理办法的附件之一已于 2012 年执行。
③公司未建立完善的应收账款催收制度,未根据不同客户等级进行采用不同的应收账款催收措施。
整改措施:公司已对《应收账款管理办法》已进行修改,并于 2012 年执行。
(2)销售定价管理存在缺陷
公司在销售定价管理制度建设上存在缺陷:市场部未制定公司统一的价格审批文件,由各个事业部独立根据各类产品情况制定价格可下浮比例及审批权限, 经查实其审批权限设置仅到事业部经理。
公司应对产品定价制定上下浮动机制,设定完善的审批权限及规范的审批流程。审批权限应有市场部及公司高管参与,金额较大的审批应实行计提决策。
整改措施:公司已按要求重新制定《产品销售价格审批管理制度》,并于 2012年下文执行。
(3)未建立完善的对账机制
公司对于供应商往来款项,并未建立完善的对账机制进行对账工作。公司除年终外,未定期与供应商进行全面账务核对,对账过程中部分供应商仅进行口头沟通,未进行书面记录。
整改措施:公司已根据与供应商财务往来的实际情况,建立对账制度,并将严格执行对账制度进行对账工作。
(4)资金风险内部控制有待加强
公司应理清内部资金计划、划转和使用等内部资金管理流程,加强资金风险内部控制。
①公司各银行账户间大额转账频繁,凭证附件仅银行紧张单据,缺乏资金用途和审批单据。经抽查 2012 年 12 月和 10 月母公司货币资金明细账和原始凭证,公司各银行账户间存在多笔大额转账,如 12 月第 587 号 2020 万工行 1149 转工行 0029,第 588 号 2000 万工行 1149 转华夏银行 4029,第 589 号 1110 万工行 1149 转光大银行 1196,第 590 号 1000 万浦发行 2345 转工行 1149,第591 号 5000 万民生银行 0182 转建行 1504,第 592 号 1000 万民生银行 0182转工行 1149,第 593 号 1000 万中信银行 8027 转工行 1149,第 594 号 3000万中信银行 8027 转北京银行 5140,第 595 号 2000 万民生银行 0182 转工行1149。
整改措施:随着公司业务及资金需求规模的扩大,公司分别与多家银行建立了业务合作,开立了多个银行账号,以有效利用各银行间的优惠政策,节约资金成本。各银行账户间大额转账主要涉及还贷、展贷、支付到期承兑差额和办理银 行承兑汇票支付银行承兑保证金。根据银行相关规定,若想取得较低利率的贷款和贴现利息需要在同一银行配备一定的存量资金,公司通过盘活存量资金等方法,利用各银行账号之间的资金相互调剂余额,合理配置资金,以较低的融资成本取得资金,降低资金运作成本。公司已对上述问题进行整改,并明确资金使用的审批权限及流程,确保操作规范,降低风险。
②存在超过权限调拨资金的问题。公司货币资金内部控制制度规定各项资金的支付均需经财务总监及总经理批准后执行,但财务部进行资金划拨的依据为每月资金流入支出计划表格,该表格审批人为财务总监和财务部分负责人。
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