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2 监理通知单的写作要求与注意事项

能否娴熟、规范、有效地使用监理通知单，不仅体现监理个人的执业素质，也从一个侧面反映了监理单位人才队伍质量状况。监理通知单应当做到内容准确、态度严肃、产生及时、简短扼要、行文规范。

(1)内容准确。首先要有明确的针对性，指出问题开门见山，不要“弯弯绕”。使用原则性的话要得当、适度，切忌堆积。其次是通知单指出问题要实事求是、有根有据。施工单位对监理所谓“夸大事实”特别敏感，容易纠缠、扯皮、产生摩擦。笔者主张纠偏类通知单指出偏差时尽量只定性、少定量，力求使用“部分”、“少量”、“有的”、“一些”、“比较”、“大约”等模糊语言，不必太精准，应以整改和解决问题为主要意图。根据研究，模糊语言在社会交往活动中具有概括、丰富、高效的特点，可以使人们彼此之间迅速沟通、达成默契。

(2)态度严肃。敢于直面事实、揭露问题，而不是隐隐约约、顾及情面。通知单使用频次要掌握尺度，该发就发，但不要滥发。有的监理人员事无巨细、频繁下发通知单，反而使对方滋生“抗药”性、效果下降。还有人认为问题已经整改就不必再发通知单，这种看法值得商榷。监理通知单的基本用途一是整改指令、二是归档资料。档案作为一种有价值的历史记录保存下来，其意义在于“曾经发生过”。因此全国监理培训教材要求：监理工程师各项指令都应是书面的方为有效，如因时间来不及可下发口头指令，要及时转化为书面文件。对于通知单已经发出但没有整改、要不要再发的问题?笔者以为再发是必要的，但针对同一问题的通知单不要超过两次，有利于维护监理通知单的权威性和有效性。如两次仍没有解决问题，要改变方法和手段，如约谈施工项目经理、利用工地例会，或采取经济措施解决。

(3)适时产生。传达类通知单应在对施工方和现场情况进行综合、分析之后发出;约束类通知单应在施工方相关行为发生过程中发出;纠偏类通知单应在施工偏差发生后、隐蔽前或下一道工序开始前发出。有的通知单虽已发出但种种原因受文方没有签收，如发生矛盾纠纷，则应以“签收生效”的原则处理。但被施工方无理拒收的通知单则应以监理方送达时间为生效时间。安全隐患特别是重大安全隐患通知单，必须“发、签”同步，避免先发文、再补签的做法。

(4)简明扼要。行文要言简意赅，多数情况下一份通知单应在300～400字左右，最多不超过500字;涉及问题不要超过4个，最佳为2～3个。一位哲人说：简练是才能的“姊妹”。把纷繁的问题运用简明扼要的语言表达出来，不但让人清楚明白，还有利于调动、发挥人的主观能动作用去积极整改。

(5)行文规范。有条件的应实行计算机辅助管理，运用word文档打印监理通知单。编写通知单不要以蹩脚的俗话代替专业术语。如手写成文则要字迹工整、句子通顺、意思清楚、形式规范。监理工程师通知单中的“事由”即主题词，相当于标题，使人看了先知梗概，是规范行文的通行做法。主题词要概括精炼、一目了然，一般10几个字即可，最多不超过20字。“内容”栏下要写问题、部位、依据等。不要在正式发出的通知单上修改，在底稿上反复改好、该成熟了再誊抄、核对、签章发出。

原标题：监理通知单，你得这样写！

投稿与新闻线索：陈女士微信/手机：13693626116 邮箱：chenchen#bjxmail.com（请将#改成@）

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