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1 监理通知单常见使用误区
1.1流于正面说教的“万能”通知单
笔者发现一些监理通知单不是针对性地指出问题，而是空洞无物地原则说教。例如“要按设计图纸、规范标准施工”、“要加强质量自检、及时报验资料”、“增强安全意识、提高管理水平”等。对方看了并不知道问题出在哪里，该怎样整改。这样的通知单可以“永远有效”地用于任何一个工程项目、任何一个施工单位，实际作用几近于零。笔者曾问过持这种写法的监理同行，回答说：如果写了具体问题，没有发现的问题怎么办?这是一种形而上学、逃避问题的“懒汉”做法。还有少数监理人员不愿指出问题是碍于“情面”，怕施工方说自己“挑剔”等，便不疼不痒地“挠”一下。
1.2 含糊其辞的“迷宫式”通知单
笔者见过一份监理通知单写道：“铝合金窗框安装连接片间距1m;连接片钉在砖上。”看了使人丈二和尚摸不着头脑，仔细品读可能是连接片间距过大，而且不应钉在砖上。这类通知单使人家读了弄不清监理反对什么、要求什么。正确的写法应是“塑钢窗框固定片间距1m过大， 规范为不超过0.6m;也不应钉在空心砖墙上。”这种内容含糊、令人费解的通知单被施工方搁置，耽误问题的及时整改。
1.3细致入微的“图解式”通知单
有的通知单在指出问题时写道：“2#楼5层南面东数第六个塑钢窗下面第一个窗扇拉手损坏 ”;再如“10号楼3轴～4轴与M轴～N轴基础梁JL3西支座缺少一根加筋”。这样写法不无“迂腐”。有人主张“监理通知单一定要把质量缺陷所在的具体位置写清楚，便于施工方整改。”但笔者以为只能相对而言，以指出问题所处的大致方位、便于领会为准，实无必要作“瞎子摸象”式的引导。因为后者不仅啰嗦，也容易使施工单位产生依赖习惯，放松自己的责任。
1.4 “穿靴”“戴帽”的“八股式”通知单
有人编写监理通知单，每次都在开头重复几句话：“你部承担施工的什么工程项目目前正在进行什么阶段或部位施工，最近监理人员在巡视检查中发现了以下几个问题和质量缺陷”;结尾处写道：“以上问题多么重要，希望引起高度重视，认真检查、负起责任，迅速研究采取措施予以整改”等等。这些“穿靴”“戴帽”的套话、絮语既占篇幅又费时间，最好不写或少写。因为人们读这类通知单会养成习惯，跳过“靴”“帽”直奔主题。
1.5 横眉冷对的“火药味”通知单
有的监理人员工作不顺或与施工单位关系紧张，试图教训对方，便产生了“火药”通知单。用语不掂分量、不讲分寸，“上纲上线”、一通训斥，诸如“管理混乱、态度恶劣”、“三令五申、屡教不改”、“胡搅蛮缠、无理取闹”等;说到管理人员则是“工作不力、素质低下”、“玩忽职守、严重失职”等。这些语言不是绝对不能用，如果发生了重大责任事故，或个别管理人员犯了性质严重的错误，可以适当使用。但一般情况慎用，容易败事伤人、适得其反。我们的目的是摆事实、讲道理解决问题，不是为了激化矛盾。
1.6 行文潦草的“劣质”通知单
有些通知单写得歪歪扭扭、勾划涂改;错字别字、语病丛生;有的不会使用专业术语;有的撇开规定的基本式，去掉“事由”、“内容”等栏头文字，或随意将其合并。这些“小学生作文”式的监理文件发下去，一眼便可看出编写者的学历程度、文字水平和办事能力。无形中使人低看监理班子，实在应当注意避免。
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